コミュニケーションの必要性
職場でのコミュニケーションは、業務の効率化や生産性向上に不可欠な要素です。円滑なコミュニケーションがとれることで、業務の連携がスムーズになり、組織全体の生産性がアップします。分からない点や曖昧な点を確認しやすくなり、認識の齟齬が減り、業務の理解が深まります。その結果、同じ人数や時間で進められる仕事が増え、差し戻しも減るため、生産性の向上が期待できます。
コミュニケーションがとりやすくなるコツ
聞き役にまわる
コミュニケーション能力は、自分の意見を「話す」ことだけでなく、相手の意見を「聞く」ことも含まれます。相手の話に耳を傾けることで、安心感が生まれ、対話がスムーズに進むようになります。相手に敬意を払い、相手の話を肯定し、興味を示すことで、傾聴力を高めることができます。
意見を肯定する
相手の意見に対し、声に出して肯定しつつ、受け入れる姿勢を持つことが大切です。意見が異なる場合でも、否定から入らず、意見を尊重し、相手を傷つけないスタンスで接しましょう。時には感謝の言葉を表現することもポイントです。
対話のテンポは相手に合わせる
相手と同じ速さ・同じトーンで対話を進めることで、テンポ感よくキャッチボールが続きます。早口にならず、ゆっくりと冷静に言葉を選びましょう。焦らずに対話を進めることで、相互の理解が深まりやすくなります。
5W1Hを意識する
「5W1H」とは、「いつ（When）／どこで（Where）／だれが（Who）／なにを（What）／なぜ（Why）／どのように（How）」を指します。これを意識することで、伝えたい情報を過不足なく伝えることができます。報連相の際にも活用することで、認識のすり合わせがスムーズになります。
効果的に質問を取り入れる
相手から話を引き出すために、効果的な質問を取り入れることが重要です。相手が話しやすい内容の質問をすることで、対話がスムーズに進みます。相手の話に興味を持ち、真摯な態度で質問を投げかけましょう。
日頃からの積み重ねが大切
信頼はコミュニケーションの積み重ねから生まれます。私はたった1回会った人より、何度も会っている人の方が信頼できます。赤ちゃんの人見知りも、継続的なコミュニケーションで解決できる問題です。私も子どもの頃、祖父が苦手でしたが、コミュニケーション不足が原因だったと感じます。逆に、言葉遣いの荒かった祖母には懐いていました。
子供も大人も同じ
非対面の世界で信頼関係を築くのは大変ですが、取り繕わないコミュニケーションを継続的に続けることで信頼関係は生まれます。コミュニケーションを一定期間取らないことで信頼関係は簡単に失うこともあります。
職場でのコミュニケーションを円滑にするためには、聞き役にまわる、意見を肯定する、対話のテンポを相手に合わせる、5W1Hを意識する、効果的に質問を取り入れるなどの技法を取り入れることが重要です。日頃からの積み重ねが信頼関係を築く鍵となります。子供も大人も同じように、継続的なコミュニケーションが必要です。円滑なコミュニケーションを通じて、職場の人間関係をより良くしていきましょう。